Documentando Processos – Solução ou Problema?

Com sua origem em Organização e Métodos (O&M), o Business Processes Management (BPM) sempre deu à documentação dos processos um grande destaque. E para isso surgiram várias notações de modelagem de processos (EPC, BPMN, IDEF0, UML, etc.), formas de registro dos processos de negócio das organizações, bem como de tecnologias que cercam a matéria.

Não há dúvidas quanto a importância da documentação para a gestão de processos, tendo em vista que para que possamos evoluir nossos processos, precisamos de uma base histórica, um repositório, uma metodologia de manutenção, uma filosofia para estruturar a arquitetura de processos da organização.

Atualmente a notação mais utilizada em BPM é o BPMN, mantida pela Object Management Group – OMG, notação esta adotada pela  arquitetura ePING – Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico.

Algumas organizações, no entanto, tem visto com certa restrição a documentação de processos, alegando que a atividade drena muito tempo de seus técnicos e gestores sem que este investimento traga um retorno à altura.

Este argumento pode ser verdadeiro, na medida em que o trabalho de mapeamento de uma organização resulte em simples registro documental dos processos de negócio.

Para que haja um ganho com a atividade de documentação, esta deverá integrar os processos de melhoria contínua do processo. Isso mesmo, processo de melhoria de processo! Fazendo, desta forma, parte de uma rotina desenvolvida pelos gestores junto ao Escritório de Processos. Para tanto, tais processos de melhoria tem de ser estruturados e utilizados pelos atores da Gestão por Processos.

Por outro lado, os processos tem uma dinâmica própria e muitos se alteram frequentemente para dar conta de suas entregas. Neste sentido, a atualização dos documentos deverá ser feita de maneira ágil, se possível com ferramentas on-line, de amplo acesso pela organização. 

A documentação de processos, portanto, pode ser um fardo sem sentido? Sim, se for um fim em si mesma. Não, se for um meio (ágil) para apoiar um processo de melhoria contínua dos processos de negócio da organização.

Até a próxima!