Documentação de Processos – O Caso do TRF 2ª Região

(Imagem: http://www.informamidia.com.br)

Ainda explorando o assunto da quinzena passada, reafirmo a importância de realizar a documentação do processo, sempre vinculada a um processo de melhoria contínua e de forma ágil, utilizando tecnologia adequada.

A documentação do processo, realizada de forma sistemática e de acordo com uma metodologia pré-estabelecida, faz parte do sistema de governança de processos. Como em todo sistema de governança, deve ser feito de forma concatenada com os outros elementos do sistema, mais sobre o tema pode ser lido aqui.

Desenvolvemos aqui no TRF 2ª Região um artefato que chamamos de Diário de Bordo. Neste documento, registramos a atividade de mapeamento, análise e melhoria do processo, de um determinado projeto. Tal documento, junto com os artefatos do próprio projeto,  se afigura importante, pois vai sendo registrado o dia-a-dia do trabalho do Escritório de Processos, dos estudos iniciais à entrega do projeto. No mesmo sentido, serve como instrumento de validação parcial e final dos resultados do projeto (diagramas, descrições de atividades, indicadores etc.).

Os processos são diagramados, com a notação BPMN 2.0 e com o auxílio do BIZAGI, programa já bem conhecido dos analistas de processos que pode ser baixado gratuitamente aqui. O aplicativa gera automaticamente, em extensão doc, pdf ou xls,  um set do processo, com o diagrama e a descrição das atividades. Por meio de uma customização nas propriedades do processo e das atividades, o analista pode dar um maior ou menor detalhamento das informações, dependendo de sua forma de trabalho, gerando um documento com a complexidade desejada. No TRF2 geramos um documento que chamamos Ficha de Processo.

No TRF2 optou-se por um registro oficial dos processos mapeados e agregação na Cadeia de Valores em um processo administrativo autuado. Parece um procedimento burocrático... e de fato é, no bom sentido da palavra. Tal processo serve como fonte para auditorias internas e externas e inspeções.

Contamos para agilizar esse procedimento com o SIGA – Sistema Integrado de Gestão Administrativa. O SIGA foi concebido para o aperfeiçoamento da atuação da área administrativa do Tribunal, por meio da visão sistêmica dos processos de trabalhos, promovendo o aumento da produtividade e a qualidade dos serviços. O seu objetivo é controlar a produção, tramitação e arquivamento dos expedientes e processos administrativos.

Para a divulgação e  colaboração na estruturação da arquitetura de processos, mais uma vez contamos com BIZAGI, que gera um diagrama em camadas, em HTML (pode ainda ser utilizado o Sharepoint e o Wiki), que publicamos, ainda em teste, com o auxílio do software colaborativo open source MediaWiki, que permite a edição coletiva de documentos. Para mais informações sobre o MediaWiki, leia o artigo. https://pt.wikipedia.org/wiki/Wiki.

Cada organização pode e deve buscar seu próprio caminho, em vista dos recursos disponíveis e suas políticas de gestão,  para a documentação de seus processos.

Até a próxima!