Como Arquitetura Corporativa pode apoiar a implantação de Transparência Organizacional A Arquitetura TOGAF no apoio a implantação de Transparência – Fase B

No artigo anterior eu discuti a implantação de transparência dentro do contexto de execução de uma rodada do framework TOGAF, para a fase A - Visão da Arquitetura. No final desta fase todos devem ter uma ideia comum e compartilhada da expectativa de como realizar o trabalho e do resultado esperado.

A partir daí inicia-se o desenvolvimento e análise de gap das arquiteturas (fase B, C e D). O objetivo é construir os modelos necessários para entender os conceitos e como a organização funciona (e o que deve melhorar e se quer alterar/evoluir). Na analogia com a construção de uma casa, imagina que agora é necessário criar os modelos que representem diversos aspectos da sua construção.

É assim também com transparência! Transparência não está somente na arquitetura de dados (uma informação que deve ser transparente), mas também nos processos de negócio, na visão estratégica, nos sistemas de informação, nas tecnologias utilizadas e na infraestrutura que suporta tudo isso. Quando se constrói e analisa cada modelo desses que é criado, transparência converte-se em um requisito desta análise.

Então hoje eu vou falar sobre a fase B. Arquitetura de Negócio.

As perguntas, de uma forma geral, estão agora relacionadas à: Como a organização opera hoje? E como ela deveria operar daqui a um determinado tempo?  Esta fase envolve a construção da arquitetura de negócio de linha de base (atual / as-is) e arquitetura de negócio alvo (futura / to-be). E a partir daí são analisadas as diferenças (gap analysis).

Um dos modelos de uma arquitetura de negócio trata dos modelos de processos de negócio. 

Lá naquele nosso exemplo do artigo anterior, foi feito um recorte na organização (lembra de não fazer tudo de uma vez só? Eu sei eu sei, vocês já sabem! Não vou repetir mais!) e os processos X, Y e Z foram selecionados dentro do escopo da rodada de arquitetura. Então, na fase A, foram definidos os requisitos de transparência que são relevantes, necessários ou mandatórios para o escopo definido. 

No exemplo as características de transparência selecionadas foram: Publicidade, Portabilidade, Clareza e Rastreabilidade. Vamos supor que na arquitetura de linha de base que foi elaborada (sinônimos: modelada, elicitada, construída) só é possível obter informações sobre os processos X, Y e Z através do SIC. Esse é meu ponto de partida. Agora quero olhar para o futuro, como deveria ser dado um horizonte de 12 meses?

Publicidade

Uma das ações necessárias para implantar essa característica de transparência é identificar locais e canais de divulgação das informações. Como estamos falando dos processos X, Y e Z, é necessário entender quem são os interessados nesses processos (gestores, executores, fornecedores, clientes, auditores, observadores). Baseado nisso, é necessário identificar os canais de divulgação que mais se adequam as necessidades de cada um desses atores.

Exemplo: O processo X tem como executor um grupo de funcionários de um órgão do Governo. O modo de divulgar as informações sobre o processo X para este grupo pode ser através de uma ferramenta que controle seu fluxo. Assim eles podem utilizar esta ferramenta, não só para controle e execução das tarefas, mas também para ter conhecimento sobre o status de andamento de cada demanda. Muito provavelmente, a implantação de uma ferramenta de controle do fluxo de demandas pode ter sido prevista devido a outros requisitos definidos na rodada – lembra? “fazer arquitetura” e atender a requisitos, demandas, necessidades “típicas” pode significar que já estou transparecendo ações e informações! É uma questão de analisar se a implementação desses projetos também atende aos requisitos de transparência. Caso positivo, Check! Você já está fazendo transparência! 

A partir daí é necessário pensar nos outros atores. Se o cliente é um cidadão, qual é a melhor forma para ele acompanhar o processo X, não só conhecer o processo como um todo, mas também o andamento da sua solicitação (e possivelmente de qualquer outra)? Via um sítio na internet? Além disso, deve ser definido o grau de sigilo das informações que são tramitadas durante a execução do processo X para que a publicidade das mesmas seja dada a cada ator no momento certo (de acordo com a lei). Pense em processos jurídicos, onde o grau de sigilo das informações vai mudando a medida em que o processo vai caminhando.

Então o modelo alvo (futuro / to-be) de negócio do processo X deve ser redesenhado e essas informações devem ser definidas e detalhadas. Aí você pergunta, mas e o sistema de controle de fluxo? E o site? Onde eu “modelo” isso no processo? Isso faz parte das fases C e D. É lá que serão modeladas as visões alvo da organização em termos de relação com sistemas e infraestrutura tecnológica e física para apoiar este processo. Mas a gente fala disso mais a frente! J

Portabilidade

Uma das ações necessárias diz respeito a permitir o acesso às informações em diferentes formatos (sendo pelo menos um aberto). Então para cada processo é necessário associar a ele os formatos em que será disponibilizado. Lembre-se que são inúmeros atores nesse processo. Provavelmente os atores que são parte interna deste órgão do governo necessitam apenas da visão que pode ser acessada via a infraestrutura provida pelo próprio órgão. Pode-se definir que o cidadão, que é o ator mais importante no processo X, deverá ter acesso a este processo, via qualquer navegador de internet existente (e não somente o IE né gente... – Eu já ouvi isso quando liguei para um órgão informando que não conseguia acessar determinada área de um determinado site).

Clareza

Uma das ações necessárias está relacionada a definir normais de apresentação da informação que sejam adequadas a cada público que a irá consumir. Então é necessário levar isso em consideração quando se for pensar na forma como cada ator vai tomar conhecimento sobre um processo. Os executores, profundos conhecedores dos termos do negócio que o processo X trata, vão ter acesso a um modelo mais rebuscado, utilizando os termos internamente já conhecidos. Mas e o cliente cidadão, será que ele entende o processo X na forma como está representado graficamente e, principalmente, textualmente? No artigo anterior eu comentei sobre processos jurídicos, pois estes já são velhos conhecidos por serem indecifráveis pela grande maioria das pessoas. Quantas pessoas conseguem entender, sozinhas em casa na frente do seu computador (smartphone, tablet, etc) o estado de um processo de julgamento no qual tem interesse e, principalmente, o contexto de sua condução até aquele momento e o entendimento sobre os próximos passos? Alguns desses itens vão ser representados nos modelos de negócio e outros vamos representar nos modelos de sistemas (C) e tecnologia (D).

Rastreabilidade 

Uma ação importante é identificar a fonte e o responsável pelos processos. Se no escopo da rodada de arquitetura está previsto modelar os processos X, Y e Z então é necessário somente verificar se na modelagem, os responsáveis pelas atividades e gestores dos processos estão previstos na modelagem. Se já estiver, você já está fazendo transparência! Check! 

Outro requisito de rastreabilidade está no entendimento da sequência de atividades, de onde vêm e pra onde vai. Se já está prevista a publicidade do andamento do processo X, Check! novamente. Você já está fazendo transparência! 

No próximo artigo vou falar sobre a fase C que envolve desenvolver os modelos da arquitetura de sistemas de informação.