Quando
se fala em automação de processos organizacionais, ou processos de
negócio, é comum se pensar em uma classe de sistemas de informação
identificada como BPMS (Business Process Management Suite). Uma
solução BPMS é composta por um conjunto de módulos de software
projetados para apoiar a definição, a modelagem, a execução e o
acompanhamento dos processos. Ou seja, um instrumento para
centralizar a gestão dos processos.
Mas, colocar um processo na garagem de um BPMS nem sempre é
fácil. Em geral implica em seguir um caminho que demanda recursos
consideráveis:
- primeiro, é preciso modelar o processo de forma que possa ser
tratado pelo BPMS, por exemplo: produzindo um modelo gráfico do
processo na notação BPMN, padrão de mercado atual;
- depois, esse modelo precisa ser complementado com todos os
detalhes que serão necessários para o processo realmente funcionar
no BPMS, por exemplo: os campos de tela que serão preenchidos pelos
usuários, as regras para entrada e validação dos dados, as regras
para mobilização e acesso dos usuários etc.;
- a seguir, também será necessário definir e implementar as
integrações entre o BPMS e os outros sistemas corporativos
utilizados pela organização no apoio ao processo de negócio;
- finalmente, será necessário revisar os procedimentos operacionais
e treinar as equipes envolvidas nos processos para adequação das
novas formas de trabalho.
Como consequência, independentemente da complexidade de cada
processo de negócio, sua implementação em um BPMS é um
empreendimento complexo e demorado, submetido a riscos não
desprezíveis que podem resultar em custos e atrasos não previstos e,
não raro, em projetos fracassados. Ao mesmo tempo, na maioria das organizações existe um conjunto
indeterminado de aplicações que são usadas para apoiar a execução
de processos organizacionais, mas não possuem visibilidade e
prioridade suficiente para justificar um projeto de BPMS. E as dificuldades para adequar essas aplicações às mudanças no
ambiente de negócios acabam resultando em barreiras que prejudicam a
agilidade dessas organizações. Assim, não deve surpreender que
tenham surgido e prosperado alternativas menos ambiciosas e mais
simples, que possibilitam alcançar o benefício da automação sem o
risco de alterar os sistemas existentes e provocar consequências
imprevistas.
Uma alternativa é a solução chamada RPA (Robotic Process Automation). Apesar
do termo robô poder
lembrar
máquinas que se movimentam
pelo escritório, uma solução RPA é um produto de software. O nome
robô refere-se apenas a
que o software
é configurado para reproduzir
as ações realizadas por uma pessoa ao executar um
determinado trabalho.
As soluções RPA
são especialmente
adequadas
para automação de
tarefas que envolvem entradas
de dados repetitivas, aqueles
procedimentos conhecidos
como “copia
e cola”, onde uma pessoa
lê dados da tela de um sistema para copiá-los na tela de outro
sistema, eventualmente fazendo algum ajustes e complementações (por
exemplo: copiando dados de um sistema legado para um ERP). O
RPA interage com os sistemas da
organização exatamente
como faria uma pessoa, só que mais rápido e sem erros de cópia ou
digitação. Pessoas
precisam ser acionadas apenas para resolver exceções
não previstas.
Como o RPA acessa os sistemas através da interface de usuário,
igual um usuário humano, não é necessário desenvolver ou alterar
funcionalidades dos sistemas existentes. Ou seja, para implementar
uma solução com RPA não é necessário qualquer intervenção na
lógica de programação dos sistemas existentes, basta seguir os
critérios e regras de acesso, segurança e auditoria já
estabelecidos para os usuários humanos.
O conceito básico do RPA certamente não é novo. Afinal, há várias
décadas que usamos aplicações para captura de dados e conteúdo
de telas de outros sistemas. Talvez o exemplo mais visível sejam os
produtos que possibilitam acessar sistemas legados no “mainframe”
através de uma tela no computador pessoal. Entretanto, até alguns
anos atrás era uma tecnologia limitada e bastante frágil, que
dependia de programação para se adaptar à tela alvo da captura. Com tecnologia
mais moderna, os atuais produtos RPA são mais robustos e, talvez a
principal diferença, a adequação às telas e dados é feita
através de configuração gráfica sem necessidade de programação.
Com esses avanços, as soluções RPA saíram dos antigos
nichos para se candidatar como uma ferramenta da gestão de processos.
Por exemplo, uma operadora de telecomunicações utiliza RPA para
automação de diversas atividades de back-office que demanda o
acesso a múltiplos sistemas corporativos, tais como a troca de
cartões SIM, desbloqueio de aparelhos e migração de clientes de um
plano a outro. Na área bancária, um banco usa RPA em atividades de
detecção de fraudes, monitoramento de risco e abertura de contas.
Em
função da menor complexidade, os produtos RPA se aproximam mais da
promessa, não cumprida pelas soluções BPMS, de possibilitar uma implementação sem
necessidade de programação. A
facilidade de uso possibilita que usuários do negócio sejam
treinados nos procedimentos para
configurar um RPA utilizando apenas funcionalidade gráficas
que definem a sequência de acesso de telas e teclas a serem
pressionadas.
Resumindo,
o RPA é uma solução para automação de procedimento sem
interferir no desenho do processo. Ela não substitui o
BPMS, apenas o complementa possibilitando aumentar o nível de
automação nos casos onde não se justifica o orçamento e esforço
típicos de um BPMS.
Em
alguns casos, o RPA pode também ser usado como instrumento
agilizador em um projeto BPMS, antecipando o atendimento a demandas
de interoperabilidade e integração com sistemas existentes.
E até o próximo post.
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