As nove Visões do FACIN – Parte 9 – Programas e Projetos

Olá!

No artigo anterior abordamos a Visão de Segurança do Framework de Arquitetura Corporativa para Interoperabilidade no Apoio à Governança (FACIN). Neste 9º artigo da série apresentaremos a Visão de Programas e Projetos.

Conforme descrito no artigo sobre a Visão de Estratégia, o planejamento estratégico tem como objetivo principal fornecer direcionamento comum a ser seguido por toda a organização. 

A materialização do planejamento estratégico ocorre por meio do cumprimento das ações necessárias para o alcance dos objetivos estratégicos e para o preenchimento das lacunas de desempenho, existentes entre o desempenho atual e as metas futuras. Frequentemente, as ações são agrupadas em programas que se desenvolvem através da execução de projetos. Um programa, portanto, é um conjunto de projetos relacionados, gerenciados de um modo coordenado, a fim de obter benefícios não disponíveis se gerenciados individualmente. Um aspecto importante do programa é que ele é orientado a benefícios, enquanto o foco do projeto é a entrega do bem, produto ou serviço a que ele se propôs.

Para cumprir bem sua função, as Organizações Governamentais devem investir em recursos e processos adequados e no capital humano necessário de modo a atuar com eficiência, eficácia e efetividade em benefício da sociedade. A esse conjunto de necessidades nos referimos como “capacidade”. As capacidades requeridas pelas organizações são diretamente derivadas do planejamento estratégico e visam satisfazer seus objetivos e metas. Tais capacidades são, portanto, materializadas por meio da adequada gestão dos programas e projetos.

Um portfólio é uma coleção de projetos, programas e outros trabalhos, que estão agrupados com propósito de facilitar o gerenciamento efetivo dessas ações para atender objetivos estratégicos organizacionais. Enquanto os programas e projetos são temporários, os portfólios são contínuos. Uma organização pode possuir mais de um portfólio, cada um tratando de áreas ou objetivos específicos. Em última instância, deve haver um portfólio abrangente para a organização como um todo.

Historicamente, percebe-se a falta de alinhamento entre o planejamento estratégico e as ações (desdobradas em programas e projetos) conduzidas pelas organizações governamentais. Esse desalinhamento ocorre devido, entre outras razões, à falta de uma abordagem padronizada e uniforme para descrever sua visão estratégica, relacionar as capacidades existentes, identificar necessidades de mudança e melhoria e construir um processo de acompanhamento da execução do planejamento. Além disso, há também a falta de alinhamento entre os programas e projetos estabelecidos e o orçamento da organização para desenvolvimento do planejamento estratégico.

Considerando cada Organização Governamental, esta visão permite estabelecer metas definidas nos planejamentos específicos de cada uma, mantendo o alinhamento com o nível do “Governo como um todo”. Cada organização deve mapear suas ações, programas e projetos e medir o alinhamento aos objetivos em relação aos resultados gerados pelos mesmos. Em uma visão compartilhada e alinhada ao “Governo como um todo”, as Organizações Governamentais podem adotar capacidades comuns, partilhar serviços e colaborar com outras organizações para melhorar a experiência geral dos clientes de seus serviços, aumentar o impacto de políticas públicas e reduzir custos.

Neste sentido, a Visão de Programas e Projetos do FACIN descreve os objetivos, direcionadores, princípios, indicadores e metas relacionados aos aspectos de gestão de programas e projetos da Organização Governamental, em uma visão de Governo como um todo, de maneira a fortalecer o trabalho em conjunto das organizações públicas no que se refere ao desdobramento de suas estratégias para a prestação de seus serviços e a entrega de produtos.

Os conceitos que compõem a Visão de Programas e Projetos, bem como seus relacionamentos são apresentados na Figura 1 e logo a seguir são brevemente descritos.

Figura 1 – Conceitos envolvidos com a Visão de Programas e Projetos

• Órgão: Representa a organização governamental ou unidade da organização responsável por um objetivo;
• Iniciativa: Representa os meios que viabilizam os Objetivos e suas metas, explicitando o “como fazer” ou as entregas de bens e serviços resultantes da atuação do Estado ou os arranjos de gestão (medidas normativas e institucionais), a pactuação entre entes federados, entre Estado e sociedade ou a integração de políticas públicas, necessários ao alcance dos objetivos. Uma iniciativa pode se originar do Planejamento Estratégico da organização ou de órgãos supe;riores;
• Objetivo: Algo em cuja direção o trabalho deve ser orientado, uma posição estratégica a ser alcançada, um resultado a ser obtido, um produto a ser produzido ou um serviço a ser realizado;
• Indicador: Representa o conjunto de parâmetros que permite acompanhar a evolução de um programa ou projeto. Cada indicador permite identificar, mensurar e comunicar, de forma simples, a evolução de determinado aspecto da intervenção proposta;
• Meta: Representa a medida de alcance do Objetivo, podendo ser de natureza qualitativa ou quantitativa;
• Portfólio de Programas e Projetos: Projetos, programas, subportfólios e operações gerenciados em grupo, para alcançar objetivos estratégicos;
• Programa: Representa o conjunto de projetos coordenados de forma articulada e dinâmica e que visam objetivos comuns;
• Projeto: Representa um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.  Instrumento cuja programação deve ser articulada e compatibilizada com outros, para alcançar os objetivos de um programa, envolvendo um conjunto de operações limitadas no tempo, das quais resulta um produto que concorre para a expansão ou aperfeiçoamento da ação do governo;
• Produto: Um artefato produzido, quantificável e que pode ser um item final ou um item componente. Produtos também são chamados de materiais ou bens;
• Serviço: Representa uma das entregas de um projeto, com vista ao desempenho de alguma atividade a fim de satisfazer uma necessidade;
• Resultado Exclusivo: Uma saída dos processos e atividades de gerenciamento de projetos. Os resultados incluem efeitos (por exemplo, sistemas integrados, processo revisado, organização reestruturada, testes, pessoal treinado, etc.) e documentos (por exemplo, políticas, planos, estudos, procedimentos, especificações, relatórios, etc.).

O Modelo Conceitual (relação e integração dos conceitos) está alinhado à Metodologia de Gerenciamento de Projetos do SISP (MGP-SISP), bem como à Metodologia de Gerenciamento de Portfólio de Projetos do SISP (MGPP-SISP), os quais podem ser acessados no endereço http://www.sisp.gov.br/mgpsisp/wiki/Metodologia. Os processos envolvidos com a gestão de Portfólio de Programas e Projetos são detalhados, pelo SISP, no endereço http://www.sisp.gov.br/mgpsisp/processos/default .

Para uma adequada gestão dos Programas e Projetos definidos em cada organização governamental, é necessário que esta Visão esteja totalmente alinhada às demais visões definidas na arquitetura corporativa da organização ou mesmo com a de outros órgãos.  

A figura 2 mostra os principais fluxos de requisitos que são consumidos e gerados pela Visão de Programas e projetos.

Figura 2 – Interfaces da Visão de Programas e Projetos com as demais visões

A figura não mostra todas as relações permitidas: cada elemento pode ter relações de composição, agregação e especialização com elementos do mesmo tipo.  Além disso, há relações indiretas que podem ser derivadas.

A operacionalização e gestão desta visão envolvem, mas não se limitam, aos seguintes papéis sugeridos no FACIN:

• Alta Administração/Direção da Organização Governamental: Responsáveis pela governança da organização;
• Alta Gestão da Organização Governamental: Responsáveis por definir os objetivos e serviços aplicáveis ao seu contexto, com base nas metas estabelecidas dentro do planejamento do Governo como um todo e do papel exercido por sua organização em particular;
• Patrocinador: Pessoa ou grupo que fornece apoio político e/ou recursos financeiros para a realização do projeto, esclarecendo dúvidas sobre o escopo e exercendo influência sobre outras pessoas para beneficiar o projeto;
• Gestores intermediários da Organização Governamental: Responsáveis diretamente por metas específicas definidas dentro da Visão de Programas e Projetos de sua Organização;
• Arquitetos da Organização Governamental: Responsáveis pela governança e gestão da Arquitetura Corporativa estabelecida na Organização;
• Comitê de Tecnologia da Informação (CTI): Grupo formado por titulares das áreas finalísticas e da área de tecnologia da informação para assegurar que seus membros estejam envolvidos nas questões e decisões relevantes de TI, sendo permitida a delegação de competências, e instituído pela autoridade máxima do órgão ou entidade;
• Gerente de Portfólio de Projetos: Coordena a integração entre os projetos com uma visão geral, fazendo o papel de interface entre os projetos e as partes interessadas. Reporta-se ao Comitê de Tecnologia da Informação (CTI);
• Gerente de Projetos: Gerencia o progresso e recursos do projeto, garantindo que os objetivos serão alcançados dentro do tempo, custo e qualidade pré-definidos no escopo. Reporta-se ao gerente de portfólio quando solicitado;
• Requisitante: Pessoa ou grupo responsável pela solicitação do produto, serviço ou resultado do projeto. Deverão informar as necessidades, expectativas, requisitos e aprovar as entregas;
• Sociedade, cliente e usuários: Pessoa, grupo ou organização que utilizará o produto, serviço ou resultado do projeto. Em algumas áreas de aplicação, os termos cliente e usuário são sinônimos, enquanto em outras, cliente se refere à entidade que adquire o produto do projeto e usuários são os que utilizarão diretamente o produto do projeto.

As Metodologias de Gerenciamento de Portfólio de Projetos e de Gerenciamento de Projetos do SISP ( www.sisp.gov.br/mgpsisp/wiki/Metodologia ) apresentam uma lista mais completa e detalhada a respeito das partes interessadas e envolvidas no gerenciamento de projetos.

É importante atentar para os seguintes aspectos legais e melhores práticas, relacionados à gestão de Programas e Projetos na administração pública

• Instrução Normativa nº 04 de 2014 da SLTI/MP (www.governoeletronico.gov.br/eixos-de-atuacao/governo/sistema-de-administracao-dos-recursos-de-tecnologia-da-informacao-sisp/ncti-nucleo-de-contratacoes-de-tecnologia-da-informacao/in-4-instrucao-normativa-mp-slti-no-4-2014);
• Decreto nº 8.638, de 15 de janeiro de 2016; 
• Metodologia de Gerenciamento de Portfólio de Projetos do SISP e Metodologia de Gerenciamento de Projetos do SISP (www.sisp.gov.br/mgpsisp/wiki/Metodologia);
• PMBOK - Project Management Body of Knowledge (Guia de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos) do PMI - Project Management Institute (Instituto de Gerenciamento de projetos);
• Estratégia de Governança Digital (www.governoeletronico.gov.br/egd/estrategia-de-governanca-digital).

Neste artigo apresentamos, de forma resumida, aspectos relacionados à Visão de Programas e Projetos do FACIN. Você encontrará descrições mais detalhadas nos documentos que compõem o Framework, publicados neste link. Em nosso próximo encontro será presentado o último artigo da série, com a Visão de Sociedade do FACIN.

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Até a próxima!